У Запорізькій області активно триває процес переведення паперових трудових книжок у цифровий формат. Станом на сьогодні вже перевірено близько 310 тисяч документів, що становить майже 80% від загальної кількості. Ця ініціатива пов’язана з реформою трудового обліку, відповідно до якої електронна трудова книжка має повністю замінити паперову у найближчі роки.
Як наголошують у Пенсійному фонді, цифровізація даних триває в межах закону, ухваленого Верховною Радою у лютому 2021 року. Завершити оцифрування всіх трудових книжок в Україні планують до 10 червня 2026 року.
Начальниця управління інформаційних систем та електронних реєстрів Пенсійного фонду України у Запорізькій області Анастасія Лозицька пояснила, що оцифрування розпочалося ще у 2019 році, але тоді воно носило добровільний характер. З червня 2021 року процедура стала обов’язковою.
«У Запорізькій області процес цифровізації йде активно — уже майже 80% трудових книжок переведено в електронний формат. Це близько 310 тисяч документів», — повідомила Лозицька.
Вона наголосила, що якщо працівник не подасть копії своєї трудової книжки вчасно, стаж роботи не зникне, але під час призначення пенсії враховуватиметься лише інформація, наявна у базі Пенсійного фонду. У такому разі людині доведеться самостійно підтверджувати свій трудовий стаж, що може ускладнити й затягнути процес оформлення пенсії.
Дані про трудову діяльність осіб, які почали працювати після 2004 року, вже автоматично обраховуються Пенсійним фондом, тож для них додаткових дій не потрібно.
Як оформити електронну трудову книжку
Оцифрування трудової книжки означає перенесення всіх даних із паперового документа до електронного реєстру застрахованих осіб, яким оперує Пенсійний фонд України. Подати документи для створення електронної трудової можна двома способами:
- через роботодавця (страхувальника) — за допомогою кабінету на порталі електронних послуг ПФУ;
- самостійно — через особистий кабінет працівника на тому ж порталі.
Документи подаються в електронному вигляді із застосуванням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Якщо працівник його не має, можна звернутися безпосередньо до найближчого сервісного центру Пенсійного фонду, маючи при собі:
- паспорт;
- ідентифікаційний код;
- оригінал трудової книжки;
- документи про освіту, військову службу, народження дітей або інші довідки, що підтверджують стаж.
Після сканування паперової трудової книжки її копії завантажуються до електронної системи. Працівники ПФУ вносять дані у реєстр, після чого у людини з’являється електронна версія документа з усіма записами про трудову діяльність. Паперова книжка повертається власнику, а головним джерелом інформації стає електронна форма.
За бажанням працівника роботодавець може й надалі вести паперову трудову книжку паралельно. При цьому жодних штрафів чи покарань за відмову від оцифрування законом не передбачено.
